Microsoft Teams Meetings – mehr Möglichkeiten

In diesem Beitrag:
Nachdem das Remote-Arbeiten seit einigen Monaten zum Standard geworden ist, suchen Organisationen ständig nach den besten Möglichkeiten, das Arbeiten von zu Hause oder von einem anderen Arbeitsplatz als dem Büro aus so optimal wie möglich zu gestalten.

Noch mehr Möglichkeiten für Meetings in Microsoft Teams

 

Nachdem das Remote-Arbeiten seit einigen Monaten zum Standard geworden ist, suchen Organisationen ständig nach den besten Möglichkeiten, das Arbeiten von zu Hause oder von einem anderen Arbeitsplatz als dem Büro aus so optimal wie möglich zu gestalten. Microsoft Teams bietet zahlreiche Möglichkeiten, und eine der anwendbarsten und bequemsten Optionen ist die Möglichkeit, digitale Meetings abzuhalten. Die Grundlagen werden jedem, der schon eine Weile mit Teams arbeitet, klar sein, also ist es Zeit für Meeting 2.0; ein Überblick über eine Reihe von zusätzlichen Optionen und Möglichkeiten mit Meetings in Teams.

 

Planung und Teilnahme an einem Meeting

 

Das Planen einer Besprechung in Teams ist so einfach wie das Planen einer Besprechung in Outlook. Tatsächlich können Sie sogar eine Teambesprechung in Outlook planen! Wenn Sie einen neuen Kalendereintrag in der Menüleiste erstellen, klicken Sie auf „Team-Meeting“. Am unteren Ende der Outlook-Einladung wird ein Hyperlink angezeigt, über den die Teilnehmer an der Besprechung teilnehmen können.

Sie können eine Besprechung auch direkt aus den Teams heraus planen. Klicken Sie dazu in der Team-Anwendung auf „Kalender“ und dann im Menü auf „Neue Besprechung“. Laden Sie Benutzer in Teams ein, indem Sie sie zu Teilnehmern hinzufügen, und fügen Sie sogar externe Benutzer hinzu, indem Sie ihre E-Mail-Adresse in derselben Leiste hinzufügen. Sie können an der Sitzung teilnehmen, auch wenn sie sich nicht in der gleichen Teamumgebung befinden.

 

 

Ein Dokument teilen oder präsentieren

Es ist auch möglich, während einer Teamsitzung Dokumente auszutauschen oder zu präsentieren. Klicken Sie auf das Büroklammer-Symbol und wählen Sie, welches Dokument freigegeben werden soll. Standardmäßig finden Sie hier die Optionen Desktop, Windows (aktive Anwendungen) und PowerPoint-Präsentationen. Für andere Dokumente wählen Sie die Schaltfläche ‚Durchsuchen‘.

Über die Option „Bildschirm freigeben“ können Sie ein Dokument auch den Teilnehmern der Sitzung präsentieren. Im Folgenden wird erklärt, wie Sie Ihren Bildschirm freigeben können.

 

Ihren Bildschirm freigeben

Wenn Sie Ihren eigenen Bildschirm in einer Besprechung freigeben möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Bildschirm freigeben“ in der Besprechungssteuerung, die sich in der Mitte des Besprechungsbildschirms befindet (die Leiste, die auf dem Bildschirm angezeigt wird). Wählen Sie dann, ob Sie den gesamten Desktop, ein Fenster, eine PowerPoint-Datei oder ein Whiteboard anzeigen möchten. Achten Sie darauf, keine vertraulichen Informationen auf Ihrem Bildschirm anzuzeigen.

 

 

 

 

Aufnahme in Teams

Vor Beginn der Sitzung

Wenn Sie vor einer Besprechung Notizen machen möchten, klicken Sie auf „Kalender“, wählen Sie die Besprechung aus und klicken Sie dann auf „Chat mit Teilnehmern“. Wählen Sie das Register „Besprechungsnotizen“ und machen Sie dann ein Protokoll. Fügen Sie die Tagesordnung oder andere wichtige Diskussionspunkte hinzu. @Erwähnen Sie Personen, um Aufmerksamkeit zu erregen oder Aktionspunkte zuzuweisen.

Während des Treffens

Wenn Sie während der Sitzung Protokoll führen möchten, klicken Sie auf „Weitere Optionen“ und dann auf „Sitzungsnotizen anzeigen“. Wenn für diese Sitzung keine Notizen gemacht wurden, klicken Sie auf „Sitzungsnotizen machen“. Wenn bereits Notizen vorhanden sind, können Sie sofort mit der Eingabe beginnen. Verwenden Sie die Steuerelemente am oberen Rand des Fensters, um den Text zu formatieren und zu organisieren. Wenn Sie eine neue Notiz hinzufügen möchten, wählen Sie „hier einen neuen Abschnitt hinzufügen“. Verwenden Sie @mentions, um jemanden auf eine bestimmte Notiz aufmerksam zu machen oder um einen Aktionspunkt zuzuweisen.

Nach dem Treffen

Wenn Sie von einem Besprechungskanal aus auf Notizen zugreifen möchten, gehen Sie zu dem Kanal, in dem die Besprechung stattgefunden hat, und wählen Sie die Besprechung aus. Wählen Sie unter der Option „Notizen im Vollbildmodus anzeigen“. Wenn Sie auf Notizen aus einer privaten Besprechung zugreifen möchten, klicken Sie auf „Chat“, durchsuchen Sie die Chat-Nachrichten in der Chat-Liste und wählen Sie „Notizen im Vollbildmodus anzeigen“. Die Sitzungsnotizen werden in einem Wiki-Register geöffnet, wo Sie sie lesen oder neue Notizen hinzufügen können.

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Nicky Verjans

Nicky Verjans

Business Development / Marketing

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