Microsoft Teams Meetings – mehr Möglichkeiten

Nachdem das Remote-Arbeiten seit einigen Monaten zum Standard geworden ist, suchen Organisationen ständig nach den besten Möglichkeiten, das Arbeiten von zu Hause oder von einem anderen Arbeitsplatz als dem Büro aus so optimal wie möglich zu gestalten.

Noch mehr Möglichkeiten für Meetings in Microsoft Teams

Microsoft Teams bietet zahlreiche Möglichkeiten, und eine der anwendbarsten und bequemsten Optionen ist die Möglichkeit, digitale Meetings abzuhalten. Die Grundlagen werden jedem, der schon eine Weile mit Teams arbeitet, klar sein, also ist es Zeit für Meeting 2.0; ein Überblick über eine Reihe von zusätzlichen Optionen und Möglichkeiten mit Meetings in Teams.

Planung und Teilnahme an einem Meeting

Das Planen einer Besprechung in Teams ist so einfach wie das Planen einer Besprechung in Outlook. Tatsächlich kannst du sogar eine Teambesprechung in Outlook planen! Wenn du einen neuen Kalendereintrag in der Menüleiste erstellst, klicke auf „Team-Meeting“. Am unteren Ende der Outlook-Einladung wird ein Hyperlink angezeigt, über den die Teilnehmer an der Besprechung teilnehmen können.

Du kannst eine Besprechung auch direkt aus Teams heraus planen. Klicke dazu in der Teams-Anwendung auf „Kalender“ und dann im Menü auf „Neue Besprechung“. Lade Benutzer in Teams ein, indem du sie zu Teilnehmern hinzufügst, und füge sogar externe Benutzer hinzu, indem du ihre E-Mail-Adresse in derselben Leiste hinzufügst. Du kannst an der Sitzung teilnehmen, auch wenn du dich nicht in der gleichen Teamsumgebung befindest.

Ein Dokument teilen oder präsentieren

Es ist auch möglich, während einer Teamsitzung Dokumente auszutauschen oder zu präsentieren. Klicke auf das Büroklammer-Symbol und wähle, welches Dokument freigegeben werden soll. Standardmäßig findest du hier die Optionen Desktop, Windows (aktive Anwendungen) und PowerPoint-Präsentationen. Für andere Dokumente wählst du die Schaltfläche ‚Durchsuchen‘. Über die Option „Bildschirm freigeben“ kannst du ein Dokument auch den Teilnehmern der Sitzung präsentieren. Im Folgenden wird erklärt, wie du deinen Bildschirm freigeben kannst.

Aufnahme in Teams

Vor Beginn der Sitzung

Wenn du dir vor einer Besprechung Notizen machen möchtest, klicke auf „Kalender“, wähle die Besprechung aus und klicke dann auf „Chat mit Teilnehmern“. Wähle das Register „Besprechungsnotizen“ und mache dann ein Protokoll. Füge die Tagesordnung oder andere wichtige Diskussionspunkte hinzu. Mit @ (Bsp.: @max) erwähnst du Personen, um Aufmerksamkeit zu erregen oder Aktionspunkte zuzuweisen.

Während des Treffens

Wenn du während der Sitzung Protokoll führen möchtest, klicke auf „Weitere Optionen“ und dann auf „Sitzungsnotizen anzeigen“. Wenn für diese Sitzung keine Notizen gemacht wurden, klicke auf „Sitzungsnotizen machen“. Wenn bereits Notizen vorhanden sind, kannst du sofort mit der Eingabe beginnen. Verwende die Steuerelemente am oberen Rand des Fensters, um den Text zu formatieren und zu organisieren. Wenn du eine neue Notiz hinzufügen möchtest, wähle „hier einen neuen Abschnitt hinzufügen“. Verwende @mentions, um jemanden auf eine bestimmte Notiz aufmerksam zu machen oder um einen Aktionspunkt zuzuweisen.

Nach dem Treffen

Wenn du von einem Besprechungskanal aus auf Notizen zugreifen möchtest, gehe zu dem Kanal, in dem die Besprechung stattgefunden hat, und wähle die Besprechung aus. Wähle unter der Option „Notizen im Vollbildmodus anzeigen“. Wenn du auf Notizen aus einer privaten Besprechung zugreifen möchtest, klicke auf „Chat“, durchsuche die Chat-Nachrichten in der Chat-Liste und wähle „Notizen im Vollbildmodus anzeigen“. Die Sitzungsnotizen werden in einem Wiki-Register geöffnet, wo du sie lesen oder neue Notizen hinzufügen kannst.
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